הנהלת חשבונות – התאמות כרטיסים

התאמת כרטיסים – מזה ולמה נועד ?

המטרה המרכזית של התאמות היא לעשות סדר וניקיון במערכת.

 מקום שאין בו סדר אינו מקום שנעים לחיות בו וכך גם מערכת הנהלת חשבונות,  ובמיוחד במקום כמו הנהלת חשבונות כפולה.

לכל חברה יש לקוחות וספקים. עלינו לדעת בכל רגע מה מצבם במערכת, ומה הבסיס שיסייע  לנו לדעת את המצב ? סדר וניקיון, וזה מה שהתאמת כרטיס עושה במרחב הזה.

ניקח לדוגמה את נושא הלקוחות, ברב החברות יש יותר מלקוח אחד. 

בדרך כלל, לקוחות חייבים לכן חייב להיות מנגנון שיסדר את החובות ויציג אותם בצורה ברורה ונוחה, סכום החוב, גיל החוב, מה סיבת החוב ומאיזו חשבונית או חשבוניות הוא נובע.

אם יש סדר במערכת ניתן יהיה לראות זאת בקלות ע”י דוח שנועד לכך. 

כרטסת, דוח גיול, מאזן בוחן, כל אילו הם דוחות שבעזרתם ניתן לקבל מידע, להסיק מסקנות ולקבל החלטות. ופה נכנס נושא ההתאמה, שבזכותה האיכות של הדוחות משתפרת.  

המחשה

כדי להבין זאת שימו לב לדוגמה הבאה

נמצא מולנו כרטיס של לקוח (רק עם הפרטים החשובים לדוגמה) 

מה שרואים זה רק את התנועות הכספיות. אם נרד לשורה התחתונה ונסתכל על היתרה נבין שיש פה לקוח שחייב 13,000 שח. 

אבל מדוע, ממה מורכבים אותם  13,000 ש”ח ?

לשם כך קיימת ההתאמה.

לאחר שנפעיל אותה נוכל לייצר דוח ידידותי יותר כי למען האמת לא כל כך נוח להסתכל על דף עם הרבה שורות ומספרים.

 ההתאמה “מנקה” את הסכומים של החיוב והתשלום שמתאימים כך נוכל ללחוץ על כפתור שיראה לנו דוח מותאם ובו שתי שורות שמשקפות את החוב של הלקוח – חשבונית א + ב

ואם תשימו לב סכום שתי החשבוניות זהה ליתרה בכרטיס (למטה משמאל).

תארו לעצמכם שיש עשרות ומאות לקוחות עם עשרות שלא לומר מאות תנועות בכל כרטיס, מה היה קורה?  הרי ללא התאמות אי אפשר היה להתמודד את המידע.

לסיכום,  יתרונות רבים להתאמה אך יש להשתמש בה נכון ולא להתרגל להסתכל רק על מה ש “פתוח”  כי יש חסרונות להרגלים, אבל זה כבר נושא למאמר אחר.

דוגמה להתאמת כרטיס