הנהלת חשבונות כפולה מה זה ומדוע היא נקראת כפולה?
הנהלת חשבונות כפולה היא שיטת רישום שהומצאה במאה ה 15 ומאז העיקרון בה לא השתנה. השיטה אומרת שלכל פעולה כספית יש שני צדדים. צד אחת הוא הצד המקבל שנקרא חובה וצד שני הוא הצד הנותן – זכות.
כאשר אתם קונים פריט או מקבלים שרות יש 2 צדדים, המוכר ואתם, כשאתם מפקידים צ'ק-יש שני צדדים : הבנק ואתם. על פי השיטה הכפולה פעולה כספית נרשמת בשני מקומות, לכן היא נקראת כפולה.
כדי לחדד את הנקודה נזכיר לרגע את השיטה חד צידית. שיטה זו של הנהלת חשבונות נהוגה אצל העצמאים והיא מחייבת רישום רק במקום אחד. אם קניתם סחורה אז יהיה רישום בצד אחד בלבד והוא הקניות.
אין חובה לרשום שזה נקנה מספק פלוני.
אז כאשר אתם חושבים על הנהלת חשבונות כפולה- מה זה אומר? זו שיטה פשוטה שבאה להקל על עסקים קטנים.
יתרונות הנהלת החשבונות הכפולה
השיטה הכפולה הרבה יותר מורכבת ודורשת מיומנות ומשאבים אך היא הנכונה והאמינה ביותר. רק בעזרתה ניתן להרכיב מאזן ודוחות כספים. השקיפות שבאה לידי ביטוי ברישום בשני צדדים מונעת טעויות תקלות ומסייעת לגלות אי סדרים בארגונים.
כאמור, שני הצדדים בהם נרשמת הפעולה הכספית נקראים חובה וזכות. כעת נותר לנו להבין מי "נכנס" לשני הצדדים, אילו הכרטיסים או אילו סעיפים.
יש סוגים שונים של כרטיסים בעלי אופי והתנהגות ייחודי: ספקים, לקוחות, קניות, ועוד.
כל כרטיס שייך לקבוצה משלו ויש לו מספר משלו.
בתוך הכרטיסים הללו נרשמות פעולות בהתאם לאירוע.
פעם כרטיס מסוים נתן ערך אחרת קיבל ערך.
נניח שמכרתי מוצר ללקוח שטרם שילם, שני צדדים באירוע זה הם כרטיס הלקוח וכרטיס המכירות. מי שקיבל את הערך בחובה הוא כרטיס הלקוח ומי שנתן את הערך בזכות הוא כרטיס ההכנסות.
עם הזמן השתכללו שיטות העבודה וכיום יש כלי עזר שמסייעים לנו לרשום את הפעולות הכספיות הם נקראים קוד רישום. יש קוד לקניות, קוד לתשלום בשק, קוד לקבלת מזומן ועוד. למזלנו התכנות מקלות על העבודה אבל עדיין צריך לעבוד בצורה מסודרת.
אצל חברות יציבות ומבוססות הנהלת החשבונות נמצאת בתוך הארגון (IN HOUSE). איכות המידע גבוהה וזמינה בכל רגע. רואה החשבון, המבקר החיצוני שחייב לתת חוות דעת פעם בשנה מקבל את המידע בצורה מסודרת כדי להרכיב דוחות כספים, אך במהלך השנה השוטפת על הארגון לנהל את החשבונות בכל רגע, המנהלים חייבים לדעת לאיזה ספק חייבים ואיזה שקים טרם נפרעו בבנק ועוד ועוד. כל המידע הזה לא יכול להתקבל כאשר הנהלת החשבונות נמצאת מחוץ לעסק.
חברה שכל השנים מנהלת את החשבונות במשרד חיצוני ושוקלת להעביר את הכל אליה משדרת בגרות ובשלות במיוחד אם היקף הפעולות עולה.
שואלים את עצמכם הנהלת חשבונות כפולה מה זה?
אתם מוזמנים להתייעץ איתי לגבי מעבר להנהלת חשבונות IN HOUSE בחברה שלכם וגם אם העסק שלכם בדרך להפוך לניהול חשבונות בשיטה הכפולה.
