הנהלת חשבונות במיקור חוץ או בעסק?

הנהלת חשבונות לחברה בע"מ

האם אצל רואה חשבון או בתוך החברה (אין האוס) ?

תחילה, נניח כאן את העובדה הברורה שקיים הבדל מהותי בין חברה גדולה לאדם עצמאי.

עצמאי מתנהל ללא הנהלת חשבונות כפולה ויכול לעשות רישומים חד צידים פשוטים בהם הוא רושם אך ורק הוצאות והכנסות בעסק.

לעומת זאת, חברה בע״מ חייבת איש מקצוע שינהל את החשבונות במערכת הנהלת חשבונות כפולה.

הנהלת חשבונות כפולה

הנהלת חשבונות כפולה היא שיטה שהומצאה בשנת 1494 בוונציה ע"י נזיר. שיטה זו נועדה לייצר מידע מפורט ומתוחכם יותר מסיכומי סכומים.

על פיה, כל תנועה כספית נרשמת בשני צדדים: צד חובה "המקבל" את הערך וצד זכות "הנותן" את הערך.

מידע זה נותן לעסק תמונת מצב איכותית אודות הפעולות הפיננסיות כגון: ההתחייבויות, נכסים, ההוצאות ההכנסות ועוד.

לפיכך, כל עסק מחויב בניהול ספרים ייחודי שמתאים לו. כאשר העלויות עבור הניהול משתנות מעסק לעסק.

מה קורה בפועל?

במציאות של היום, אם מדובר על חברה גדולה המצב די פשוט.

ככל הנראה קיימת משרה של מנהל/ת חשבונות ואולי אף מחלקה שאחראית לעשות זאת.

חברות אלה לא זקוקות לשרות חיצוני שיעשה זאת עבורן היות ויש להן את כל הכלים ומידע הדרושים להן לעשות זאת בעצמן.

הכלים והמידע הללו כוללים נתוני מכירות, פירעון שיקים ועוד.

מה קורה בחברות קטנות והבינוניות?

חברות קטנות ובינוניות ללא ניהול חשבונות עצמאי בדרך כלל שולחות את המסמכים שלהן להנהלת חשבונות חיצונית. לרוב בתוך משרד של רואה חשבון. משרדים אלה מעסיקים מספר עובדים שנותנים שירות למספר לא מבוטל של חברות, דבר המוזיל את עלויות ניהול התיקים.

איזה שירות מקבלים במשרד חיצוני או במיקור חוץ? ומה החלופה?

ניהול חשבונות חיצוני יכול להקשות על עובדים ומנהלים לגשת למידע באופן מלא.

למשל, הם עשויים שלא להיות מסוגלים לראות באופן מיידי יתרות ספקים או נתונים אחרים הדרושים לקבלת החלטות.

כדי להתמודד עם בעיה זו, עובדים עלולים ליצור קבצי אקסל משלהם או להתקשר למשרד כדי לבקש מידע. זה יכול להיות בזבוז זמן ומשאבים, וזה יכול גם להוביל לטעויות.

הסיבה לכך היא שמשרדים חיצוניים בדרך כלל מתמקדים במתן שירותים בסיסיים, כגון הגשת דו"חות מע"מ, ניהול משכורות ותשלומי מוסדות. הם עשויים שלא להיות בעלי המשאבים או המומחיות לספק ניהול ויעוץ פיננסי או ניתוח תזרים מזומנים.

כתוצאה מכך, ניהול חשבונות חיצוני הופך למשרד שלמעשה "רושם חשבונות". הוא אינו יכול לספק את רמת התמיכה הדרושים כדי לעזור לך לקבל החלטות עסקיות מושכלות.

שני מצבים אלה גורמים לחוסר בקרה אמיתית בחברה, דבר שעלול להביא אותה לעיתים גם לאובדן שליטה.

דוגמה טיפוסית לתופעה

ספק מתקשר לחברה בתלונה שחשבונית שמסר לא שולמה.

"אבדוק עם הנהלת החשבונות ואחזור אליך" עונה פקידת הכספים של החברה לספק.

הספק שולח כרטסת ומסמן את החשבוניות שטרם שולמו. הפקידה בודקת מול הנהלת החשבונות החיצונית ומתברר כי אכן אין רישום של החשבוניות שהספק התלונן. 

הפקידה מדברת עם מנהל החשבונות ממשרד רואה החשבון החיצוני וזה טוען שכלל לא קיבל את החשבוניות הללו.

המסקנות

יש פער גדול בין הציפיות של החברה למשרד החיצוני, שמבחינתה הוא זה שמנהל את החשבונות.

לעומת התמורה לתשלום המשולם למשרד החיצוני, אשר מתברר כי אינה כוללת את כל השירותים שהחברה מצפה לקבל.

לסיכום

כשמדובר הנהלת חשבונות לחברה קטנה או בינונית העסקת מנהל חשבונות אצלה בעסק במשרה (מלאה או חלקית) זה צעד שדורש יכולת קבלת החלטות

התמורה תהיה עצומה, הדבר דומה למעבר מרכב ישן ומקרטע לרכב חדש ומשוכלל. 

העסקת מנהל חשבונות בחברה קטנה או בינונית היא החלטה חשובה שיכולה להשפיע רבות על הצלחת העסק. מנהל חשבונות יכול לעזור לחברה לנהל את הכספים שלה בצורה יעילה, לזהות הזדמנויות לשיפור ולצמוח. מנהל חשבונות יכול גם לעזור לחברה לעמוד בתקנות הפיננסיות ולקבל החלטות טובות יותר.

למשרה של מנהל חשבונות יש עלויות כגון תכנת הנהלת חשבונות כפולה. אך התמורה יכולה להיות עצומה. מנהל חשבונות יכול לחסוך לחברה כסף, לשפר את הרווחיות שלה ולצמוח.

ההחלטה להעסיק מנהל חשבונות היא החלטה חשובה, אך היא יכולה להיות החלטה רווחית מאוד. אם אתם בעלי חברה קטנה או בינונית, אני ממליץ לכם לשקול את האפשרות להעסיק מנהל חשבונות. מנהל חשבונות יכול לעזור לחברה שלכם להשיג את מטרותיה ולתרום רבות להצלחתה ובריאותה.

איך אני יכול לתרום

אני מציע שירות הנהלת חשבונות פרקטי בזמן אמת לחברות. אני מלמד את העובד המיועד את כל מה שצריך לדעת בצעד אחר צעד, ולא "על יבש". העובד לא ילמד לעבור את המבחן של מנהל חשבונות סוג 2, אלא יקבל את כל המידע והידע הדרוש לו על מנת להתחיל לעבוד מייד ולהיות מנהל חשבונות עד המאזן.

בתי ספר להנהלת חשבונות מלמדים תאוריה, אצלי כבר אחרי פגישה אחת ניתן להתחיל לעבוד (קליטת הוצאות למשל). המחיר שלי אטרקטיבי יותר מבתי הספר, והגמישות, הזמינות והיחס האישי שלי הם ללא הגבלה. אני מלווה את העובד לאורך כל הדרך, מה שמאפשר לו ללמוד בקצב שלו ולקבל את העזרה שהוא צריך.

אני מאמין שכל בעל עסק היה רוצה להיות בשליטה מלאה על כל מה שקורה בחברה שלו. הדרך הטובה ביותר להשיג שליטה כזו היא להחזיר את הנהלת החשבונות לחברה. צעד שכזה הוא ללא ספק שינוי, אך הוא שינוי שיכול להיות בעל השפעה רבה על הצלחת העסק.

מעוניינים לקבל שליטה על הנהלת החשבונות בחברה שלכם? צרו איתי קשר ואעזור לכם לקבל את המידע הכי מקצועי ואישי שתקבלו בתחום זה.

לפרטים נוספים התקשרו או שלחו הודעה למספר 052-2422912

יש לכם שאלות בנוגע להנהלת חשבונות או מס, בעסק שלך?

מוזמנים לשלוח אלי הודעה ולשאול – הכל.