6 דרכים לניהול חשבונות עצמי

1) נהל את החשבוניות שאתה מפיק ללקוחות באופן דיגיטלי.

חשבוניות ידניות הן הסטוריה הן נראות רע ומסרבלות את העבודה,  רכוש מנוי לתוכנה דיגיטלית שתפיק עבורך את כל מסמכי המכירה עם אופציה לנהל הוצאות ודוחות, היום קיימת תחרות רבה ולכן יש מבחר גדול. רוב התכנות הדיגיטליות עושות את העבודה, ההבדלים הם במראה ובנוחות, קחו את תקופת הנסיון ואם מתאים תרכשו, לא מתאים? תעברו לבאה. מדובר בעלות של כמה מאות שקלים לשנה (600-800 ₪)

יש עסקים שנוהגים להוציא קודם הזמנה או חשבון חיוב ורק לאחר מכן הם מפיקים חשבונית מס ללקוח, פה מוגש הייתרום של התוכנה כי היא כבר יודעת שקיימת הזמנה ובעת הוצאת חשבונית מס היא מקשרת בין המסמכים, מה שבחשבוניות הידניות קשה לעשות ומסורבל.

ניהול מסמכים דיגיטליים יתרום משמעותית לעשיית סדר בחשבונות ומעבר להפקת חשבוניות ניתן יהיה לקבל נתוני הכנסות לדו"ח מע"מ, סידור סעיפי הוצאות שזה רב המרכיב של דו"ח רווח והפסד שנתי ועוד יתרונות שתגלו תוך כדי תנועה.

רישום של ההוצאות הוא חובה על כל בעל עסק, במשך החודש היו לכם הוצאות? מדוע לא תרשמו אותן ותכינו את הקרקע לדו"ח השנתי? 

ניהול חשבונות עצמי, שימו לב כמה זה פשוט: נניח שיש לכם חשבונית הוצאה על ייעוץ שיווקי בסכום של 585 ש"ח כולל מע"מ, כל שעליכם לעשות הוא לרשום את ההוצאה בתוכנה הדיגיטלית כך:

התכנה כבר תפריד את המע"מ ותזין את הסכום בסעיף הוצאות שיווק. בכל התוכנות זה זהה, רק המראה שונה.

שימוש מיטבי ונכון בתוכנה הדיגיטלית ישדרג את ניהול העסק שלכם לרמה מעל כולם בתהליך ניהול חשבונות עצמי של העסק.

2) חשוב להדגיש בניהול חשבונות עצמי שמרו את החשבוניות של ההוצאות או כל מסמך שוטף שקיבלתם בקלסר 2 מסמרות, הניחו כל מסמך אחד על השני באופן כרונולוגי (העליון הוא המאוחר ביותר) והפרידו בין החודשים על ידי חוצץ חודשי. מי שרב המסמכים אצלו מתקבל המייל יוכל לבחור כמובן להדפיס או לתייק בענן ולדאוג לגיבוי נוסף בענן אחר וככל שיש יותר גיבויים כך ההגנה טובה יותר.

3) שלמו את מקדמות דמי הביטוח הלאומי בהוראת קבע, אין טעם להיכנס מדי חודש לאינטרנט ולשלם בכרטיס אשראי כשטייס אוטומטי (הו"ק) יכול לעשות עבורכם את הפעולה. תמיד תחוייבו בדיוק במה שאתם חייבים לא פחות ולא יותר. לאחר הגשת הדו"ח השנתי הביטוח הלאומי ייבחן את ההכנסה ויעשה חישוב מול מה ששילמתם מדי חודש ואם יש עודף תקבלו אותו לבנק.

4) הירשמו וקבלו שם משתמש וסיסמא לאזור האישי באתר ביטוח לאומי, כך תוכלו להפיק אישורים שנתיים כגון אישור על תשלום דמי ביטוח ודמי בריאות שהוא נחשב הוצאה מוכרת, אישור שנתי על תשלום דמי אבטלה, לידה, מילואים שחשובים להגשת דו"ח שנתי.

5) דאגו לקבל את המספר המזהה של מקדמות מס הכנסה. בכל שנה נשלח בדואר פנקס מקדמות שעליו מודפס מספר בן 6 ספרות, זהו מזהה פנקס ולמה הוא חשוב? כי איתו אפשר לשלם את המקדמות באינטרנט וכך להניח את הפנקס במחסן להתכסות באבק. תשלום מקדמות באינטרנט מסתכם בכמה קליקים ותשלום בכרטיס אשראי. לא ייקח עוד זמן רב והפנקסים האלו יעלמו ובמקומם יהיו פתרונות דיגיטליים. 

6) בדומה למקדמות מס הכנסה למס ערך מוסף יש שם משתמש קבוע שאיתו מדווחים מע"מ, היוסקים הפטורים ישדרו הצהרה פעם בשנה ובה שורה אחת של סכום המחזור השנתי. עוסקים מורשים ידווחו אחת לחודשיים אולם גם פעולה זו היא כמה קליקים ותשלום באשראי.