כרטיס הנהלת חשבונות הוא רכיב מרכזי במערכת
פעם היה לכרטיסיות תפקיד מרכזי בהנהלת חשבונות. הכל נרשם בכרטיסים באופן ידני. לכל ספק נפתחה כרטיסיה כזו וכל תנועה הייתה נרשמת בה. כשבוצעה רכישה רשמו שורת פרטים תאריך וסכום. כששילמו רשמו שורת פרטי תשלום וסכום.
כשרצו לדעת מה היתרה של הספק היה צורך לסכם את הטורים (חובה וזכות) ולחשב את ההפרש בניהם. התוצאה הייתה היתרה. שימו לב לכרטיסיה מלפנים, יש בה שתי עמודות משובצות שמשמשות לרישום סכומים בחובה וזכות ובחלק הימני יש שורות לרישום פרטים ותאריך. כל זה הוא מה שמקביל לרישום פקודת יומן היום.
הנהלת החשבונות הייתה מסורבלת. לימים שיפרו הכרטיסיות והוסיפו טור משבצות שלישי (שתי האחרונות). הטור השמאלי ביותר שימש ל יתרה. לאחר רישום כל שורה היה צורך לחשב את היתרה.
תפקיד ושימושים
בהנהלת חשבונות כפולה תפקידו של הכרטיס הוא לשקף את הפעילות הכספית של אותו גורם (ספק, לקוח, הכנסה, הוצאה).
מהי פעולה כספית? פעולה כספית היא רכישה (חשבונית) או תשלום (קבלה). בכרטיס רושמים רק פעולות כספית. הצעת מחיר או תעודת משלוח אינן פעולות כספיות כי אינן ודאיות וסופיות.
המידע שבכרטיס ישמש הן את בעל העסק והן גורמים חיצונים. למשל, כאשר לקוח מבקש מספק להשוות פעולות בכרטיסים שלו ושל הספק עקב סכום שאינו ברור לו.
המצאת המחשב שינתה את העבודה לבלי הכר ועולם החשבונאות עבר מהפכה. נכתבו תכנות והעבודה התייעלה מאד. התוכנות לסוגיהן עוזרות לנו לבצע רישומים בכרטיסים, להפיק דוחות, לדפדף ברשימת הלקוחות והספקים ולהתמצא בקלות רבה יותר. אין ספק שהחיים היו קשים ללא המחשב, יחד עם זאת עדיין זקוקים ליד אדם למנהלי החשבונות. כדי לנתח את הנתונים ולהנגיש אותם למנהלים.
קראו גם על: הנהלת חשבונות כפולה
