ספר תקבולים ותשלומים

ספר תקבולים ותשלומים הוא מונח משפטי הלקוח מחוק ניהול ספרים. למעשה, מדובר ביומן בו רושמים כל התקבולים והתשלומים של העסק.

בפועל מה שרואים זה מידע שמראה פירוט וסיכומים וכיום הכל מתנהל בתוכנות דיגיטליות בעלות זניחה, מי שירצה יוכל להשתמש בספר הקלאסי שנראה כמו מחברת.

התקבולים הם כספים שהעסק קיבל מהלקוחות, והתשלומים הם מה שהעסק שילם לאחרים עבור שירותים או מוצרים שרכש.

החוק מחייב עסקים לנהל ספר תקבולים ותשלומים.

הרישום הוא הבסיס לחישוב ההכנסה החייבת כלומר הרווחים או ההפסדים של העסק וכמובן חישוב המס אם יש חובה. לכן, חשוב לנהל את הספר בצורה מסודרת.

הערה: לעוסק פטור יש יתרון בכך שהוא לא חייב לנהל ספר תקבולים ותשלומים הדבר חוסך לו בירוקרטיה ושכירת אנשי מקצוע לניהול השוטף.

כיצד ניתן לנהל ספר תקבולים ותשלומים?

החוק מאפשר שני אופנים לניהול ספר תקבולים ותשלומים:

• שימוש בספר כרוך. בספר זה רשומים כל התקבולים והתשלומים כולל תאריך, סכום, ומקור התקבול או הסיבה לתשלום. 
• שימוש במערכת ממוחשבת לפי שיטת החשבונאות הכפולה (לחברות בע"מ): מערכת זו מאפשרת תיעוד יעיל של התקבולים והתשלומים, וכן מעקב אחר רכוש, התחייבויות, הכנסות וההוצאות.

יתרונות וחסרונות של מערכת ידנית לעומת ממוחשבת לניהול תקבולים ותשלומים

הספר הידני עולה שקלים בודדים, ועשוי להספיק למספר שנים, אך יש להקפיד ולרשום בו את הפעולות. אם יש הרבה תנועות של הכנסות והוצאות הדבר עלול להיות לא נוח וגם קצת מיושן.

אני לא ממליץ להשתמש בספר ידני אולם לסוגי עוסקים מסויימים שיש להם מעט מאד תנועות זה יכול להיות פתרון נוח.

תכנה דיגיטלית ממוחשבת לניהול ספר תקבולים ותשלומים מציעה מספר יתרונות על פני היומן הקלאסי.

• נגישות מכל מקום ובכל זמן: ניתן לגשת למערכת הממוחשבת מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשב או מכשיר סלולרי.
• יעילות ותיעוד: המערכת הממוחשבת מאפשרת תיעוד פשוט ויעיל של התקבולים והתשלומים, וכן שליפה פשוטה של נתונים בעת הצורך.
• ידור ההוצאות בסעיפים: השימוש במערכת רושם את ההוצאות בסעיף הרלוונטי וכך ניתן להציג דוח הכנסות והוצאות שניתן להכין ממנו דוח רווח והפסד לדוח שנתי.

 לסיכום

ספר תקבולים ותשלומים הוא כלי חשוב לכל עסק. ניהול הספר בצורה מדויקת ומוקפדת חיוני לחישוב ההכנסה החייבת של העסק וחישוב המס שלו. שימוש במערכת ממוחשבת לניהול הספר מציע מספר יתרונות על פני ספר כרוך, ובכללם נגישות, יעילות וחיסכון בעלויות. בנוסף זו הוראת החוק.